Här får du en enkel guide till hur ni skapar en gåvopolicy, vad som är viktigt att definiera och hur ni undviker de vanligaste fallgroparna.
Er affär är ingenting utan motiverade och engagerade medarbetare. En kultur kan ingen se eller ta på, men den känns. För att stärka och aktivt arbeta med något osynligt måste ni ställa er frågan: Vad är kärnan i er kultur?
En gåvopolicy ger ett konkret svar på frågan.
Gör det lätt att göra rätt!
Utan en gåvopolicy kan det lätt bli godtyckligt och helt beroende på om medarbetaren har en chef som har koll eller ett team som är duktiga på att uppmärksamma varandra. Resultatet? Ojämn uppskattning, en orättvis standard, frustration och onödig administration.
Med en tydlig gåvopolicy vet alla vad som gäller och ger bra förutsättningar att hjälpa varandra att lyckas! Chefer slipper uppfinna hjulet varje gång, och medarbetarna upplever en konsekvent och rättvis standard – oavsett vem på bolaget som hanterar det.
Här är 3 viktiga delar att tänka på när ni tar fram eller uppdaterar er gåvopolicy.
1. Varför: Börja med syftet
Börja alltid med varför. Det är enklare för alla att följa en riktning när de förstår syftet. Skriv ett par rader som förklarar varför gåvor är viktiga för er som bolag – vad ni vill uppnå och vem som gynnas. När folk förstår värdet är det mycket lättare att göra rätt. En människa som förstår varför behöver inte ständigt påminnas.
2. Vad: Definiera en hög och rättvis standard
Sedan är det dags att bestämma vad ni faktiskt gör. Vad är viktigt att uppmärksamma, på vilket sätt och för vilken kostnad?
Skatteregler styr hur kostnaden ska hanteras. Det finns ingen begränsning på hur många tillfällen ni uppmärksammar! Här är det ni som arbetsgivare som väljer vad som ska bygga kulturen och hela medarbetarresan.
Upplevelsen av en arbetsplats skapas bland annat genom:
- Onboarding och det första intrycket av en helt ny arbetsplats och kultur
- Att få barn och/eller gå på föräldraledighet
- Att gå i pension efter ett helt arbetsliv!
- Att fira stora milstolpar såsom jubileum och när bolaget fyller 25, 50, 75 eller 100 år
- Att fira årsdagar för kollegor som jobbat länge
- Att fira jämna födelsedagar och uppmärksammas på jobbet!
- Att uppnå mål eller prestationer individuellt eller tillsammans
- Offboarding och en härlig avtackning för en uppskattad kollega
Varje tillfälle ger dig som arbetsgivare chans att visa att ni ser era medarbetare!
Gåvopolicyn måste vara tydlig och enkel för att fungera effektivt i praktiken. Genom att utvärdera olika gåvoalternativ och besluta på förhand vad som köps in, vid vilket tillfälle och av vem säkerställer ni en hög standard varje gång, gåvoleverantörer som lever upp till era förväntningar och att upplevelsen känns jämn och rättvis för alla.
Sätt sedan en tydlig budget för respektive gåva eller tillfälle. Det gör att ansvarig inköpare kan arbeta mer självständigt. Ni väljer själva om ni vill ha samma budget för alla tillfällen eller olika nivåer beroende på tillfälle och anställningstid.
För att säkra att kostnaden hanteras korrekt, är det viktigt att ha koll på de skatteregler som gäller för respektive tillfälle och gåva. Det ger även medarbetarna rätt och viktig information om skattepåverkan.
Om du är osäker på skattereglerna, kontakta Morot & Co eller läs mer här.
3. Hur: Vem gör vad och på vilket sätt
Om det inte tydligt definieras vem som ansvarar för vad och hur ansvarig ska göra, är det en vanlig fallgrop som riskerar att hela syftet dör. I er gåvopolicy ska det framgå en tydlig rollfördelning som gör att inget faller mellan stolarna och att ingen medarbetare blir bortglömd.
Fundera på följande och definiera i er gåvopolicy:
- Vem ansvarar för att bevaka datum? Födelsedagar, sista arbetsdag, startdatum för nya kollegor, jubileum för bolaget osv.
- Vem beställer gåvan och när? Detta är viktigt för att kunna säkra att gåvor kommer fram i tid och finns på plats vid överlämningen.
- Vem gör själva överlämningen? Detta är viktigt utifrån symbolvärdet oavsett om ni beslutar att det alltid är närmsta chef, HR eller VD.
- Vem säkrar att mottagaren får information om gåvan? Det kan vara att säkra att mottagaren förstår vad hen har fått och hur gåvan ska användas eller om det påverkar mottagaren skattemässigt och hur det i så fall hanteras.
Det mest effektiva är att välja en fast leverantör för gåvor och då kan ni även inkludera en kort guide i er gåvopolicy som säkrar att ansvarig beställare hos er vet vem de ska kontakta vid beställning och vad som gäller för respektive inköp. Ju tydligare ni gör detta, desto säkrare kan ni vara på att arbetet sker enligt den standard ni vill ha för era medarbetare och er kultur.
Om ni inte har beslutat om en och samma leverantör och detta beslutas utifrån varje tillfälle eller gåva, är det viktigt att policyn också innehåller information om beslutsprocess och beslutsfattare.
Skapa din egen policy – eller ta hjälp av Morot & Co!
En genomtänkt gåvopolicy är inte ett papper i en pärm – det är en investering i er kultur. Den lägger grunden för att era medarbetare ska känna sig sedda, att era chefer ska kunna agera snabbt och rätt, och att er affär ska fortsätta att utvecklas och lyckas.
Det är inget som ni behöver göra ensamma. Vi på Morot & Co hjälper er gärna att ta fram en policy som passar just er organisation och kultur – från idé till färdigt förslag.
Kontakta oss, så reder vi ut allt tillsammans!
Av: Sandra Ravelin, Chief Human Resources Officer – Morot & Co.
Om Morot & Co
I över 10 år har Morot & Co hjälpt företag att skapa uppskattade gåvor och belöningar för medarbetare och kunder. Vi erbjuder allt från gåvokort, profilprodukter och delikatesser till kundgåvor och skräddarsydda lösningar för företag som vill stärka relationer, engagemang och företagskultur. Med fokus på kvalitet, valfrihet och hållbarhet arbetar vi med noggrant utvalda leverantörer och långsiktiga samarbeten för att göra det enklare att välja genomtänkta och mer hållbara gåvolösningar.
