Utmaningen i att byta till ett aktivitetsbaserat kontor
Krönika

Lästid : 6 min

Utmaningen i att byta till ett aktivitetsbaserat kontor

Tomas Dalström är föreläsare, författare och journalist med inriktning på hjärnan. Han har specialiserat sig på när, var och hur vi arbetar som bäst och VARFÖR. Här kommer hans tredje krönika på HRnytt.

En av bästa förklaringarna jag hört till varför det behövs utbildning för att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor är den här: Tänk dig långt tillbaka i tiden och en båt med en besättning som består av tolv roddare samt en person som slår på en trumma för att hålla takten; så att de kan hålla ordning på årorna. De jobbar så år efter år.

En dag när de kommer till bryggan ligger en segelbåt där, i stället för deras roddbåt. Ägaren välkomnar dem och säger att det här är det senaste – en segelbåt. Nu ska ni segla i stället. Han önskar dem lycka och går därifrån. De tittar på varandra och undrar hur ska de kunna segla utan åror.

Så är det för många som flyttar till ett aktivitetsbaserat kontor. Här finns det olika rum för olika arbetsuppgifter. Det är bara att välja. Problemet påminner om roddarnas. Hur ska vi arbeta? Vad ska vi välja? Och varför ska vi välja?

Citerades i New York Times för några veckor sedan

Helena Jahncke och David Hallman är båda docenter i arbetshälsovetenskap och har anknytning till Högskolan i Gävle. Deras forskning citerades i New York Times den 8 september 2022. Det är bara att gratulera! 

Studien har titeln ”Objective measures of cognitive performance in activity based workplaces and traditional office types”. Den utgår från Trafikverkets flytt från cellkontor och kontorslandskap till fyra aktivitetsbaserade kontor.

Jahncke och Hallman mätte produktiviteten både före och efter flytten till de nya lokalerna. De använde autentiska ljud/distraktioner från respektive kontor i sina mätningar.

Innan flytten

  • Medarbetarna presterade 14 procent bättre i eget rum – när de ägnade sig åt arbetsuppgifter som kräver koncentration – jämfört med dem som arbetade i öppna kontor.

Efter flytten konstaterar de att...

  • De anställdas prestation i det aktivitetsbaserade kontorets olika ytor, minskade konsekvent i takt med ökningen av bullernivåerna (röster, telefonsignaler etc).
  • Distraktionerna i den aktiva zonen, som inte har någon gemensam policy eller där den inte följs, hade samma ljudnivå som i ett kontorslandskap.
  • Kontorslandskap är det som minskade organisationens produktivitet mest.
  • När de anställda flyttade sina hjärnor från en öppen planlösning/aktiv zon till en tyst zon, ökade den kognitiva prestationen med 16,9 procent, när de arbetade med koncentrationskrävande uppgifter.
  • När de flyttade sina hjärnor från en öppen planlösning/aktiv zon, till ett individuellt rum ökade den med 21,9 procent.

Lägg till det rörelser som drar till sig blicken och påverkar prestationen. Och att du kan dra paralleller till när du arbetar hemma eller någon annanstans.

Forskarna skriver att resultaten av denna studie tydligt visar att det är viktigt för prestationsförmågan att de anställda byter till ett lugnt område, när uppgiften kräver koncentration. Och att de ser att de byter för sällan, endast två gånger under en dag. Exempelvis till ett mötesrum och tillbaka.

Utbilda de anställda så att de kan navigera i ert ABK

För att öka rörligheten kan det därför vara nödvändigt att vidta några åtgärder. ”En sådan insats bör fokusera på att förmedla den positiva inverkan ett arbetsplatsbyte kan ha på medarbetarnas prestation och uppmuntra dem till att ta ansvar för att flytta till en lämplig arbetsplats, när arbetsuppgiften kräver det.”

Jag gjorde en lång intervju med Helena Jancke år 2018. I den slår hon fast att det är viktigt ”att medarbetarna får en utbildning i hur de ska tänka och välja – och hur viktigt det är att välja. Man kan inte flytta in och tro att det är att jobba på som vanligt, för det är verkligen en förändring i sättet att planera och genomföra sitt arbete.”

En chef jag talat med konstaterar att problemet är att medarbetarna inte vet att de är störda, så de sitter kvar tillsammans med sina kollegor. Det komplicerar förstås det hela.

88 procent anger att avsaknaden av ljud är avgörande

När jag intervjuade Jonas Westerlund i december 2019 var han ansvarig för Volvo Group Future Workplace. Idag arbetar han som internationell arbetsplatsstrateg i det egna företaget JonWest Consulting. Han har under åren genomfört mer än 100 kontorsprojekt i alla världsdelar, av dem är 50 ABW och ett tiotal hybridkontor.

På Volvo genomförde han bland annat beläggningsmätningar av 14 000 skrivbord, i 60 olika byggnader, i olika länder samt interna undersökningar med 10 000 deltagare. Resultaten jämfördes med en av världens största databaser Leesman Index, som är världsledande inom mätning av arbetsplatser. De har en databas med mer än 900 000 respondenter från över 50 länder. Deras undersökningar mäter medarbetarnas upplevda produktivitet och nöjdhet med arbetsplatsens förmåga att stötta de aktiviteter som anses viktigast i arbetet idag.

I intervjun jag gjorde konstaterade Jonas Westerlund att målsättningen i ett aktivitetsbaserat kontor är att ”ge medarbetaren ökad förståelse för det positiva i mobilitet samt att ge rätt grundförutsättningar för detta. Det börjar med kunskap, känsla och insikt om att det här är värdefullt för mig eller oss. Det första är helt enkelt en utbildning i hur vår hjärna fungerar. Vad är en störning? Hur lätt blir jag störd? Hur mycket tar det av min energi och dag? Vad är värdet för mig att växla till en tyst yta?”

När jag kontaktar honom idag och fråga vad dagens Leesmans index visar, när det gäller att skifta arbetsplats, svarar han att ”De arbetsplatser där medarbetarna flyttar mest, när arbetsuppgiften kräver det, har den mest nöjda personalen i världen. Jag använder den här datan i alla mina projekt. 88 procent anger att avsaknaden av ljud är avgörande för att de ska uppleva att de arbetar produktivt.”

Vad är det för likhet mellan Gustav Vasa, ett geni och dig

Den grundläggande kunskapen om hur hjärnan fungerar på kontoret fanns, redan när jag skrev min första bok 2007. Det har förstås tillkommit nya intressanta studier och upptäckter, men också olika ekonomiska konsekvenser, som exemplifieras här. Vinsterna är stora även när det gäller minskad stress, hälsa och välmående.

Tittar jag tillbaka på dessa femton år jag är förvånad över att det här hänt så lite. Att ointresset för kunskap om hur vi kan utnyttja våra hjärnors fulla potential har varit – och är – så litet.

Intresset för har dock ökat de senaste åren och du har säkert hört att hjärnan inte har uppdaterats på 40 000 år. Det kan vara svårt att greppa, så vi tar 500 år i stället. Det är 500 år sedan Gustav Vasa blev kung - och konstnären, arkitekten, ingenjören, uppfinnaren, naturforskaren, matematikern, musikern och filosofen Leonardo da Vinci avled. Det motsvarar cirka 20 generationer, enligt Riksarkivet.

Deras hjärnor fungerade på samma sätt som våra gör idag. Människans kognitiva förmåga tar lång tid att förändra. Det genetiska urvalet går långsamt. Så du kan lugnt lita på hjärnan, när du planerar din arbetsdag.

Några tips

  • Det dags att i större omfattning fatta beslut som grundar sig på forskning.
  • När du/ni har skaffat er relevant kunskap, kolla vad de ni funderar på att samarbeta med kan om hjärnan i kontoret.
  • En välrenommerad arkitekt jag talade med nyligen, sa att det jag talar om är viktig kunskap, ”men vi har så mycket annat att ta hänsyn till. Och det är i slutänden kunden som bestämmer.” Gör det! 
  • Aktivitetsbaserade kontor – kräver aktiva handlingar. På alla nivåer.
  • En ny tid är här. Lägg undan årorna och hissa seglet!
Läs tidigare krönikor på HRnytt här:

Läser du fördomsfritt? - om män och kvinnors texter

Fortsatt semester om hjärnan själv får välja


Om Tomas Dalström

Tomas Dalström är föreläsare, författare och journalist med inriktning på hjärnan. Han har specialiserat sig på när, var och hur vi arbetar som bäst och VARFÖR. Hans senaste bok ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”, har han utvecklat till en nyskapande webbutbildning, Heppicopter-utbildningen.  Tomas Dalström har fått nationella och internationella utmärkelser för journalistik, facklitteratur, manus till video/film, multimediaproduktioner och innovationer.