Utmaningar som HR-avdelningar ofta ställs inför är bland annat:
- att enkelt och smidigt säkerställa signering av avtal, Code of Conduct etc
- att på ett enkelt sätt få en helhetsbild av vilken dokumentation man har över sina anställda
Digitaliseringen på många HR avdelningar har resulterat i att man idag använder sig av flertalet system för att hantera information om anställda. Ofta saknas en sammanhållande personalakt där information som anställningsavtal, omställningsavtal, lönespecifikationer och sjukintyg etc finns samlade. Ytterligare ett system som gjort intåg på HR avdelningar är verktyg för e-signering.
E-signering täcker bara en del av behovet
E-signering som allt fler organisationer inför är ett steg mot att få bättre kontroll och effektivare processer. Dock brukar det oftast bara täcka in en del av behovet på en HR-avdelning då många e-signeringslösningar bygger på att dokumenten lagras i själva e-signeringslösningens system. Eller att man manuellt måste spara ner de signerade dokumenten i egen e-arkivlösning. Därför är det en stor fördel om det e-arkivsystem man har eller ska införskaffa har stöd för e-signering, gärna med ett flertal olika signeringsvarianter såsom signering med Mobilt BankID, SMS och PIN-kod, med ritad signatur eller med klick av inloggad användare.
Nedan följer en beskrivning av hur det kan gå till:
Steg 1: Preparering av avtalsdokument
- Anställningsavtal och bilagor laddas upp i e-arkivsystemet alternativt att standardbilagor finns tillgängliga i systemet.
- Mallar för anställningsavtal kan användas i systemet för att skriva nytt avtal. Då behöver endast personuppgifter och parametrar för den anges, t ex startdatum, lön med mera.
- Dokument skrivna i Word kan konverteras till PDF av systemet
- Signerande avtalsparter anges och för medarbetaren anges e-postadress samt personnr om signering ska ske med Mobilt BankID eller mobiltelefonnummer om signeringen ska ske med SMS
- Motsvarande uppgifter anges för ledaren (anställande chef), om hen inte redan finnsregistreradi systemet
- Signeringsmetod kan väljas och behöver ej vara densamma för ledaren som för medarbetaren
- När avtalet är komplett skickas det för signering till båda parter
Exempelbild på gränssnitt ”sänd för e-signering”
Steg 2: Själva signeringen
- Medarbetaren får ett mail med en direktlänk till avtalet som ska signeras
- Signeringen kan ske med Mobilt BankID eller direkt med systemet (SMS och PIN-kod) eller annan enklare signeringsmetod
- Medarbetaren kan läsa samtliga dokument innan signering. Medarbetaren har möjlighet att avslå avtalet och ange en notering
- Vid e-signering skapas ett sigill med en säker tidsbeständig nyckel för signaturen samt en vattenstämpel på avtalet och samtliga bilagor
- Medarbetaren ges en kopia av det signerade avtalet
- Medarbetaren kan också ges möjlighet att ange kompletterande uppgifter som är nödvändiga för anställningen
- När avtalet är signerat av båda parter lagras det automatiskt i systemets e-arkiv för personalakter
Exempelbild ”SMS e-signering”
Integrerat ärendehanterings och e-arkivsystem ger full koll över kvaliteten på de handlingar som skickas
Genom att använda sig av ett integrerat ärendehanterings och e-arkivsystem som håller ihop den samlade bilden i personalakterna, dokumentationen från fackliga förhandlingar etc kan HR-avdelningar minska ner på antalet manuella moment och därmed uppnå betydande effektivisering. Samtidigt får man bättre koll över status, kvalitet och lagefterlevnad.
Exempelbild söka dokument
Med några få klick hittar man sedan snabbt och enkelt den information man söker
Exempelbild ”visa dokument snabbvy”
Få full koll över kvaliteten på de handlingar som skickas
Coor Service Managements enhet Dokumenttjänster har med det lättanvända och säkra systemet Arkinet och den egna digitaliseringsverksamheten sedan 2002 hjälpt kunderna att effektivisera sina processer. Arkinet är en säker, lättanvänd och kostnadseffektiv tjänst för dokumenthantering, eller Enterprise Content Management (ECM).
Arkinet används av hundratals användare dagligen och har varit i drift i mer än 18 år. Arkinet lagrar mer än 35 miljoner dokument och är idag integrerat med över 50-talet system. Effektivisera och kvalitetssäkra avtalsprocessen genom att välja lämpligt aktuellt dokument i Arkinet, skriv in mailadressen till den/de som ska signera dokumentet och låt sedan systemet sköta hela processen tills det signerade dokumentet ligger sparat i e-arkivet.
Kontakt: Johan Onerhed, Coor Service Management
Mail: Johan.Onerhed ( @ ) coor.com
Mobil: 070-263 37 29
